検索と予約の利用方法

もくじ

１．貸出さんでできること
２．予約までの流れ
３．検索と予約
４．予約の変更と解約
５．注意事項

 

１．貸出さんでできること

(1) 教材や機材の検索や貸出予約ができます。
　なお、貸出の予約は、利用登録団体（以下、団体）による貸出予約処理の実施後、事務局による承認処理により確定されます。
(2) 予約済みの教材・機材の変更や期間の変更、解約ができます。
(3) 貸出さんを使って、過去に借りた教材・機材の確認ができます。

 

２．予約完了までの流れ

予約処理はカート式で実現しています。
予約が完了するまでには以下の４つのステップが必要です。

(1) 団体が【検索】する
はじめに、借りたい教材・機材を教材番号やキーワード、カテゴリなどで探します。

(2) 団体が【カート】に入れる
借りたい教材・機材が見つかったらカートに入れます。

(1)～(2)までの処理を借りたい分だけ繰り返します。

(3) 団体が【予約カウンター】へ行く
予約カウンターで、貸出期間、配送方法、利用者情報を指定し予約を行います。このとき、システム上では予約伝票番号が払い出され、そのステータスが「予約処理待ち」となります。

(4) 事務局が【承認】する
事務局で予約内容を確認し、承認後に予約が確定となります。 予約が確定したかどうかは【予約管理】で確認できます。ステータスが「予約完了」になっていたら予約が確定しています。
承認処理は事務局の開館時に行われますが、団体による予約申請のタイミングにより、承認処理が翌開館日になる場合があります。団体の予約により貸出対象の教材・機材は予約状態になりますので、他の団体に予約されることはありません。
ただし、貸出申請された教材や機材の内容や数量により、事務局より変更をお願いする場合があります。

 

３．検索と予約

(1) 教材や機材を検索
【教材・機材検索】メニューをクリックすると教材や機材の検索ができます。
検索には次の方法があります。

・ 教材コードで検索
教材や機材のコードがわかっている場合に利用します。
教材コード、機材コードは数字5桁です。先頭の0(ゼロ)は省略することができます。
最大5つの教材コードを同時に指定できます。

操作方法：教材コードを入力したら「検索」をクリックします。

・ キーワードで検索
教材や機材の「タイトル」「解説」を対象に、キーワードで教材や機材を検索できます。
操作方法 キーワードを入力したら「検索」をクリックします。

・ 条件で検索
「すべて」「タイトル」「対象」「メディア種類」「購入時期」「映像種別」のいずれかの条件で検索できます。指定された文字列がタイトル中に含まれている教材・機材を検索できます。
複数の条件を同時に指定して検索することはできません。

操作方法：指定したい条件のラジオボタンをクリック後、値を入力して「検索」をクリックします。（値が指定できない条件もあります）

・ カテゴリで検索
教材にはカテゴリが設定されており、そのカテゴリを指定して検索できます。
機材にはカテゴリが設定されていませんので、「機材」というカテゴリで分類されています。

操作方法：希望のカテゴリ名をクリックします。

・ 貸出リストをダウンロード
貸出リストをダウンロードして、パソコン上で教材・機材を探すことができます。

操作方法：「貸し出リスト」リンクをクリックします。

(2) カートに入れる
検索結果一覧、または詳細ページの「カートに入れる」ボタンをクリックしてカートに入れます。借りたい教材・機材分だけ、「検索」と「カートに入れる」操作を繰り返します。

注意！
一度の予約で借りることのできる教材・機材は合計で5つまでです。

(3)予約カウンターへ行く
予約カウンターへ行くといっても、実際に事務局の予約カウンターへ来ていただくわけではありません。
画面の左側や、検索結果画面の下部に「予約カウンターへ行く」または「予約カウンターへ」というボタンがありますのでクリックします。

予約カウンターには３つのステップがありますので、各ステップで必要な操作を行ってください。

STEP1
STEP1では、月ごとに並べられた教材・機材の予約貸出状況を確認することができますので、借りたいすべての教材・機材が借りることのできる日を探し出して、STEP1画面下部にある「貸出日」と「返却日」を指定します。

・最短貸出期間が、貸出日と返却日を含み最低4開館日となるように「貸出日」と「返却日」を指定してください。
・最長貸出期間は、貸出日と返却日を含み8日間（休館日を含む日数）です。（それ以上の貸出しを希望する場合は事務局へ電話してください。）
・貸出日は3ヶ月先まで指定できます。
・予約処理を行っている当日が貸出日となる予約はできません。（当日の貸出しを希望する場合は事務局へ電話してください。）
・貸出日は事務局からの発送日です。教材・機材は発送の翌日に到着します。（来館の場合は異なります。）
・返却日は宅配業者が教材・機材を回収する日です。（来館の場合は異なります。）

入力が完了したら「STEP2へ」をクリックします。

STEP2
STEP2で配送方法と利用者情報を指定します。
※印は入力必須項目です。団体組織が大規模でお届け先がわかりにくい場合は、「連絡事項等」欄にビル名や階数、部署名などを必ず記入してください。

入力が完了したら「STEP3へ」をクリックします。

STEP3
表示されている内容に間違いがなければ「予約する」をクリックします。

以上で予約の申請が完了です。

このあと、事務局で承認処理が行われて予約が完了となります。
承認操作が完了したかどうかは【予約管理】メニューで確認できます。

 

４．予約の変更と解約

【予約管理】メニューでは、当該団体の予約状況の確認や変更、解約の各処理ができます。

(1) 予約状況確認
予約申請後から返却までの状態を「ステータス」欄で確認できます。

・予約処理待
　事務局による「承認処理」待ちです。予約が完了していません。変更も可能です。
・予約完了
　予約が完了しています。変更は可能です。
・貸出処理中
　貸出処理のため伝票をロックしています。ロック中は変更できません。
・貸出中
　貸出し中です。

(2) 変更
予約した教材や機材の変更や教材・機材の部分削除、貸出期間の変更ができます。
ただし、貸出当日の変更はできません。
（貸出し当日分の変更は事務局へ電話してください）

(3)解約
予約が完了した後も解約ができます。
ただし、貸出当日の解約はできません。
（貸出し当日分の解約は事務局へ電話してください）

 

５．注意事項

(1) 貸出期間4日間の一般的な取り扱い内容は次の通りです。

1日目：発送日　事務局からの発送
2日目：到着日　宅配業者が教材・機材をお届け
3日目：利用日　教材・機材利用日
4日目：回収日　宅配業者が教材を回収

「事務局へ取りに来て、翌日利用し、利用日に事務局へ届ける」のように利用日が4日に満たない場合は貸出さんでの予約はできません。事務局へ電話するか直接お越しいただいて予約を行ってください。

ご利用にあたってのご不明な点は こちら までお問い合わせください。